Cómo montar una oficina: la guía completa

Montar una oficina requiere mucho tiempo y dedicación, especialmente para los propietarios de nuevos negocios, ya que deben tener mucho cuidado al presupuestar y finalizar la ubicación. Puede parecer una tarea difícil al principio, sin embargo, una cuidadosa planificación y procesamiento paso a paso es la verdadera clave para una configuración de oficina sin estrés.

En este artículo, lo guiaremos sobre cómo puede comenzar a configurar su oficina siguiendo unos sencillos pasos. Esta guía detallará las cosas a las que debe dar prioridad mientras instala su oficina y qué cosas pueden mejorar esta experiencia para usted también.

Nuestra guía lo ayudará a comprender los conceptos básicos y las adiciones importantes que puede introducir en la configuración de su nueva oficina. Nuestra guía se basa en 4 pasos simples y fáciles de seguir. Puede aplicar o eliminar cualquier paso según su preferencia o según su tipo de negocio.

Pasos para montar una oficina

Hemos recopilado estos 4 pasos para guiarlo mejor a la hora de elegir lo mejor para su oficina y sus empleados a largo plazo. Estos pasos también le informarán sobre las tendencias que están sucediendo en el sector corporativo para permitirle tomar una decisión acertada para su espacio de trabajo.

Aquí hemos enumerado todos los pasos importantes y funcionales que debe seguir para establecer su oficina.

1. Una sesión inicial de lluvia de ideas

Este es un paso en el que pensará en todas las necesidades de su negocio y en todas las cosas que debería preferir. En una sesión de lluvia de ideas, el propietario de un negocio pensará en todas las posibilidades y estrategias que quiere añadir a su nueva configuración de oficina.

Esta lluvia de ideas puede comenzar con los tipos de equipos que necesitará en sus oficinas, como computadoras, mesas, sillas, mouse, teclados, etc. Todas esas cosas pueden ser importantes para completar una tarea y mantener el entorno de trabajo en funcionamiento. . Investigue este tipo de equipos para realizar compras asequibles y de calidad para su nueva oficina.

Pasando a los servicios que quizás desee incorporar a la configuración de su nueva oficina, como servicios de contestación de llamadas, servicios de seguridad, servicios de alimentación y suministros de oficina. Todos estos servicios deben ser parte de su planificación cuando desee planificar una nueva oficina configurada para facilitar a sus empleados y a usted mismo.

Una planificación tan detallada siempre puede ahorrarle toneladas de dinero y esfuerzo cuando se muda a una nueva ubicación o planifica una nueva instalación de oficina.

2. Diseñar el piso de la oficina

Antes de comprar muebles o cualquier otro accesorio, se recomienda elegir un diseño para el suelo de su oficina. La mayoría de las veces depende del tipo de diseño de piso que prefiera o de lo que más se adapte a su negocio. Intente elegir un diseño minimalista para tener un diseño de piso pulido y profesional. Además, muchos propietarios de empresas prefieren tres diseños básicos de oficina para su espacio de oficina.

Se describen tres diseños básicos,

• Diseño abierto

En un entorno de diseño abierto, normalmente vemos escritorios grandes en un ambiente abierto con sillas colocadas a ambos lados de los escritorios para ofrecer a los empleados una estación de trabajo compartida. Lo utilizan principalmente las empresas emergentes para utilizar el espacio para la colaboración y el rendimiento.

Además de ser un buen diseño para aumentar la productividad, tiene una desventaja importante: su estética abierta que brinda menos privacidad a los empleados que trabajan en dicho entorno.

• Diseño cerrado

En un entorno de diseño cerrado, el espacio de trabajo está diseñado en forma de cubículo, lo que permite que cada empleado tenga escritorios individuales. Estos escritorios individuales tienen paredes divisorias individuales a su alrededor. Promueve estaciones de trabajo independientes, además de promover la concentración y el rendimiento.

Cada celda dividida tiene la máxima capacidad de almacenamiento personal con elevada privacidad. El único lado malo de este diseño es que ocupa mucho espacio y ofrece menos espacio para colaboraciones.

• Diseño modular

En un entorno de diseño modular, los grupos de escritorios grupales en un entorno versátil ofrecen una combinación de diseños abiertos y cerrados. Los propietarios pueden agregar múltiples divisores para mantener los escritorios abiertos, lo que permite a los empleados tener privacidad, su propio espacio y espacio de trabajo. Le permite tener un plan de asientos personalizable.

3. Configuración de comunicaciones

Ahora, en esta fase, planeará colocar los accesorios de comunicación en su espacio de oficina. Intente planificar las cosas según sus empleados y lo que utilizarán, como teléfonos móviles y fijos, etc.

Comience a personalizar su lugar de trabajo con servicios de Internet para que pueda aprovechar el resto de los servicios con facilidad sin siquiera salir del edificio de oficinas. Intente encontrar una fuente confiable para su servicio de Internet, ya que le ayudará a tener una mejor conectividad.

Pasando a las otras partes de la instalación de un marco comunicacional, intente agregar líneas fijas y otros dispositivos de comunicación. Intente adoptar formas modernas de comunicación para tener una mejor conectividad y colaboración en la oficina.

Aparte de estos, necesitará sus requisitos de TI, como cables, servidores y múltiples fuentes de alimentación para proporcionar energía en toda su oficina. Cada uno de estos tendrá su nivel de adaptación y necesitará cuidados específicos como actualizar cada cierto tiempo.

También necesitará papelería o suministros de oficina para comenzar, como papeles, tinta de impresión, etc. Estos son algunos de los suministros más importantes, ya que serán utilizados por sus trabajadores. Para estos, necesitará tener cajas de almacenamiento adecuadas en toda la oficina para que sus empleados proporcionen accesorios para completar sus tareas diarias.

4. Equipos y Mobiliario para Oficina

Después de todos los pasos anteriores, es hora de ir a comprar muebles de camino a una nueva oficina. Elija muebles profesionales, minimalistas y ajustables que puedan modificarse según su presupuesto y espacio de oficina.

Intente agregar muebles que puedan ser fáciles de mover de un lugar a otro si necesitan un cambio repentino. Comience con buenas sillas de oficina que estén certificadas en ergonomía para que usted y sus empleados puedan tener comodidad y productividad en la oficina. Luego vienen los escritorios de oficina que pueden ofrecer características ajustables, como funciones para sentarse y pararse, para instalaciones de ejercicio en el escritorio para los empleados.

En el mobiliario, las cajas de almacenamiento de oficina también se incluyen en muchos casos y muchas oficinas las incluyen como parte de sus necesidades de mobiliario. Querrá agregar algunas cajas de almacenamiento de papel, algunos contenedores y algunos otros accesorios de almacenamiento.

Línea de fondo

Pasar de un espacio de trabajo a otro puede requerir mucho tiempo y esfuerzo; sin embargo, con la planificación y las estrategias adecuadas puedes obtener grandes resultados en este juego. Intente consultar con sus empleados y expertos para que le den buenos consejos mientras planea mudarse a otra ubicación.

Debe hacer una lista de verificación adecuada de lo que debería agregar como elemento nuevo a su lista de mudanzas y lo que debería evitar en su nueva oficina. Pruebe precios con descuento en cosas como planos de planta o muebles como sillas y escritorios.

También puede buscar múltiples opciones en línea para ver cuál se adapta mejor a sus necesidades y en qué diseño su oficina funcionará mejor. Agregue cosas que le ofrezcan beneficios a largo plazo y evite cosas que tengan un beneficio a corto plazo para su marca o su entorno de oficina.